|
Prawid³owe prowadzenie akt osobowych.
autorem artyku³u jest Piotr Kosz
Dokumenty tworz±ce akta osobowe pracownika grupowane s± w 3 odrêbnych czê¶ciach (zbiorach) – A, B i C. Ka¿da z czê¶ci akt osobowych powinna zawieraæ odrêbn± kartê zawieraj±c± aktualny, pe³ny wykaz znajduj±cych siê w nich dokumentów. Dokumenty znajduj±ce siê w poszczególnych czê¶ciach akt osobowych powinny byæ u³o¿one w porz±dku chronologicznym oraz ponumerowane. Kupiæ mo¿na je jako artyku³y biurowe w sklepach oferuj±cych akcesoria biurowe i urz±dzenia biurowe.
Czê¶æ A - dokumenty zgromadzone w zwi±zku z ubieganiem siê o zatrudnienie.
Pracodawca mo¿e ¿±daæ od osoby ubiegaj±cej siê o zatrudnienie z³o¿enia nastêpuj±cych dokumentów:
*
wype³nionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegaj±cej siê o zatrudnienie wraz z niezbêdn± liczb± fotografii,
*
¶wiadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzaj±cych okresy zatrudnienia, obejmuj±cych okresy pracy przypadaj±ce w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega siê o zatrudnienie,
*
dokumentów potwierdzaj±cych kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
*
¶wiadectwa ukoñczenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegaj±cej siê o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
*
orzeczenia lekarskiego stwierdzaj±cego brak przeciwwskazañ do pracy na okre¶lonym stanowisku,
*
innych dokumentów, je¿eli obowi±zek ich przed³o¿enia wynika z odrêbnych przepisów.
Ponadto osoba ubiegaj±ca siê o zatrudnienie mo¿e dodatkowo przed³o¿yæ dokumenty potwierdzaj±ce jej umiejêtno¶ci i osi±gniêcia zawodowe, ¶wiadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzaj±ce okresy zatrudnienia, obejmuj±ce okresy pracy przypadaj±ce w innym roku kalendarzowym ni¿ rok, w którym pracownik ubiega siê o zatrudnienie oraz dokumenty stanowi±ce podstawê do korzystania ze szczególnych uprawnieñ w zakresie stosunku pracy.
Czê¶æ B - nawi±zanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia.
W tej czê¶ci gromadzi siê nastêpuj±ce dokumenty:
*
kwestionariusz osobowy
*
umowê o pracê, a je¿eli umowa nie zosta³a zawarta na pi¶mie - potwierdzenie ustaleñ co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a tak¿e zakres czynno¶ci (zakres obowi±zków), je¿eli pracodawca dodatkowo w tej formie okre¶li³ zadania pracownika wynikaj±ce z umowy o pracê,
*
pisemne potwierdzenie zapoznania siê przez pracownika z:
o
przepisami regulaminu pracy,
o
z informacjami, które pracodawca ma obowi±zek wrêczyæ pracownikowi na pi¶mie w ci±gu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracê (m.in. o obowi±zuj±cej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, czêstotliwo¶ci wyp³aty wynagrodzenia za pracê, urlopie wypoczynkowym itd.),
o
z przepisami i zasadami dotycz±cymi bezpieczeñstwa i higieny pracy,
o
z zakresem informacji objêtych tajemnic± okre¶lon± w obowi±zuj±cych ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
o
a tak¿e z obwieszczeniem o systemie i rozk³adzie czasu pracy oraz o przyjêtych okresach rozliczeniowych czasu pracy
*
za¶wiadczenia o ukoñczeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeñstwa i higieny pracy,
*
o¶wiadczenie pracownika bêd±cego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnieñ okre¶lonych w tych przepisach,
*
dokumenty dotycz±ce powierzenia pracownikowi mienia z obowi±zkiem zwrotu albo do wyliczenia siê,
*
dokumenty zwi±zane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
*
o¶wiadczenia dotycz±ce wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracê lub zmiany tych warunków w innym trybie,
*
dokumenty zwi±zane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyró¿nienia oraz wymierzeniem kary porz±dkowej,
*
pisma dotycz±ce udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezp³atnego,
dokumenty zwi±zane z obni¿eniem wymiaru czasu pracy, w przypadku okre¶lonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
*
orzeczenia lekarskie wydane w zwi±zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
*
umowê o zakazie konkurencji, je¿eli strony zawar³y tak± umowê w okresie pozostawania w stosunku pracy,
*
wnioski pracownika dotycz±ce ustalenia indywidualnego rozk³adu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a tak¿e stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest ¶wiadczona wy³±cznie w pi±tki, soboty, niedziele i ¶wiêta,
*
wniosek pracownika o poinformowanie w³a¶ciwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracuj±cych w nocy oraz kopiê informacji w tej sprawie skierowanej do w³a¶ciwego inspektora pracy,
*
korespondencjê z reprezentuj±c± pracownika zak³adow± organizacj± zwi±zkow± we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagaj±cych wspó³dzia³ania pracodawcy z t± organizacj± lub innymi podmiotami konsultuj±cymi sprawy ze stosunku pracy,
*
kopiê zawiadomienia powiatowego urzêdu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
*
informacje dotycz±ce wykonywania przez pracownika powszechnego obowi±zku obrony.
Czê¶æ C - dokumenty zwi±zane z ustaniem zatrudnienia.
Wykaz dokumentów:
*
o¶wiadczenie o wypowiedzeniu lub rozwi±zaniu umowy o pracê,
*
dokumenty dotycz±ce ¿±dania wydania ¶wiadectwa pracy oraz zwi±zane z niewyp³aceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniê¿nego za urlop wypoczynkowy,
*
kopiê wydanego pracownikowi ¶wiadectwa pracy,
*
potwierdzenie dokonania czynno¶ci zwi±zanych z zajêciem wynagrodzenia za pracê w zwi±zku z prowadzonym postêpowaniem egzekucyjnym,
*
umowê o zakazie konkurencji po rozwi±zaniu stosunku pracy, je¿eli strony zawar³y tak± umowê,
*
orzeczenia lekarskie wydane w zwi±zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwi±zaniu stosunku pracy.
Do archiwizacji akt osobowych warto wykorzystaæ sprzêt biurowy.
--
Artyku³ pochodzi z serwisu www.Artelis.pl
|
|
|
